Váš košík je momentálne prázdny!
Elektronizácia účtovníctva
Ing. Jana Vršková
Kľúčové slová: Účtovníctvo, Elektronizácia účtovníctva, Listinná a elektronická podoba účtovného záznamu, Elektronická výmena údajov
Elektronická podoba dokumentov, ktoré nahrádzajú ich papierovú podobu, sa stále viac rozširuje zapájaním informačných systémov do administratívy organizácií. Následne je možné automatizovať aj prácu s nimi pri ich prijímaní, kontrole, schvaľovaní, ale aj účtovaní.
Prijatie zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci v oblasti komunikácie so subjektmi verejnej správy, bolo dôležitým krokom v elektronizácii procesov v rámci štátu. Pre organizáciu je nevyhnutné mať informačný systém na elektronickú komunikáciu s orgánmi verejnej správy prostredníctvom elektronickej schránky alebo konkrétnych podaní jednotlivým subjektom, ale aj so Sociálnou poisťovňou, zdravotnými poisťovňami alebo daňovým úradom.
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve definuje elektronické a listinné účtovné záznamy, ustanovuje požiadavky na ich spracovanie v účtovníctve a následnú archiváciu účtovnej dokumentácie.
Napriek rozšíreniu a zjednodušeniu používania elektronickej podoby účtovných záznamov je potrebné prihliadať aj na iné právne predpisy, ktoré v niektorých prípadoch vyžadujú listinnú podobu dokladov, ako je napr. Zákonník práce.
Medzi najdôležitejšie ustanovenia z pohľadu elektronizácie účtovníctva v zákone o účtovníctve patrí:
- preukázateľnosť listinných a elektronických účtovných záznamov,
- transformácia účtovných záznamov z listinnej podoby do elektronickej podoby alebo opačne,
- archivácia účtovných záznamov.
Vedenie účtovníctva
Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov, pričom všetky účtovné záznamy tvoria účtovnú dokumentáciu. Samotný účtovný záznam je údaj, ktorý zobrazuje informáciu o predmete účtovníctva alebo spôsobe vedenia účtovníctva.
Predmetom účtovníctva je účtovanie o stave a pohybe majetku, záväzkoch, výnosoch, nákladoch, príjmoch, výdavkoch, výsledku hospodárenia, ako aj vykazovanie týchto skutočností v účtovnej závierke.
Účtovným záznamom sú najmä účtovné doklady, ako napr. faktúry, objednávky, dodacie listy, rozhodnutia správnej rady, mzdové listy, pokladničné doklady, rozhodnutia súdov, bankové výpisy, ale účtovným záznamom sú aj účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka, výročná správa, skladová evidencia, a ďalšie záznamy, ktoré sú podkladom pre účtovníctvo.
Účtovný doklad predstavuje účtovný záznam, ktorý spĺňa náležitosti podľa § 10 zákona o účtovníctve. Na základe ktorého sa vykonáva zápis v účtovných knihách. Jednotlivé účtovné záznamy sa môžu zoskupovať do účtovných záznamov, ktoré tvoria súhrnnú informáciu a predstavujú súhrnný účtovný záznam. Účtovným záznamom sú aj informácie o vedení účtovníctva, ktoré predstavujú spôsob vykonania jednotlivých prác súvisiacich s vedením účtovníctva.
Listinná a elektronická podoba účtovného záznamu
Listinná a elektronická podoba účtovného záznamu
Elektronický účtovný záznam je vyhotovený, prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte. Formát elektronického účtovného záznamu určuje:
- buď vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo
- je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu.
Elektronický účtovný záznam môže byť zaslaný elektronicky, pričom zákon pripúšťa aj možnosť poslať ho ako prílohu e-mailu. Elektronicky účtovný záznam môže byť v účtovnej jednotke vyhotovený aj ako interný účtovný doklad.
Zasielanie alebo sprístupňovanie elektronického účtovného záznamu inej osobe podlieha v súlade so zákonom o účtovníctve:
- písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovného záznamu alebo
- potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu – čo môže byť súhlas o akceptovaní účtovného záznamu, ale aj zaplatenie požadovanej sumy. Takisto potvrdený súhlas prijímateľa môže byť uskutočnený prostredníctvom e-mailu.
Preukázateľnosť je základnou požiadavkou na účtovný záznam.
Účtovný záznam sa považuje za preukázateľný, ak:
- obsah účtovného záznamu priamo dokazuje skutočnosť alebo
- obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov.
Účtovný záznam musí spĺňať požiadavku vierohodnosti pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu. Tieto podmienky musí spĺňať od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu, okamihu jeho prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby archivácie účtovnej dokumentácie.
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak:
- vyhotoviteľ je schopný preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovil,
- prijímateľ je schopný preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa.
Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo iným sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.
Zabezpečenie vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu účtovného záznamu je možné účtovnou jednotkou zabezpečiť jednou z týchto možností:
- podpisovým záznamom zodpovednej osoby,
- elektronickou výmenou údajov alebo
- vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.
Podpisový záznam zodpovednej osoby
Zákon o účtovníctve pod podpisovým záznamom rozumie vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe. Dôležitá je jednoznačná preukázateľná identifikácia osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.
Kvalifikovaný elektronický podpis je definovaný nariadením č. 910/2014 (eIDAS) ako zdokonalený elektronický podpis vyhotovený podľa špecifických bezpečnostných štandardov.
Zdokonalený elektronický podpis je elektronický podpis, ktorý spĺňa požiadavky
nariadenia eIDAS:
- je jednoznačne spojený s podpisovateľom,
- umožňuje určenie totožnosti podpisovateľa,
- je vyhotovený pomocou údajov na vyhotovenie elektronického podpisu, ktoré môže podpisovateľ s vysokou mierou dôveryhodnosti používať pod svojou výlučnou kontrolou,
- je prepojený s údajmi, ktoré sa ním podpisujú, takým spôsobom, že každú dodatočnú zmenu údajov možno zistiť.
Elektronická výmena údajov
Elektronická výmena údajov je výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.
Vnútorný kontrolný systém
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť jeho obsahu môže účtovná jednotka zabezpečiť aj vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, v rámci ktorého sú určené osoby zodpovedné za kontrolu jednotlivých častí v procese spracovania účtovných záznamov.
Transformácia účtovného záznamu
Možné spôsoby transformácie účtovných záznamov a podmienky, ktoré musia byť pri transformácii splnené, upravuje § 33 zákona o účtovníctve. V rámci uskutočnenia transformácie účtovného záznamu je hlavný dôraz kladený na to, či obsah účtovného záznamu, ktorý je predmetom transformácie, dokazuje skutočnosť, t. j. či je preukázateľný na dodržanie podmienok pri výkone samotnej transformácie účtovného záznamu.
Podmienky, ktoré musí účtovná jednotka spĺňať pri každej transformácii účtovných záznamov
- Preukázateľnosť účtovného záznamu, ktorý je predmetom transformácie
V rámci požiadaviek na preukázateľnosť účtovného záznamu sa podľa § 32 ods. 1 zákona o účtovníctve vyžaduje, aby pri spracovaní účtovného záznamu (t. j. aj pri transformácii účtovného záznamu) bola dodržaná vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu.
- Účtovný záznam môže byť predmetom transformácie len raz
Transformovať je možné len taký účtovný záznam, ktorý ešte nebol predmetom transformácie.
- Účtovný záznam sa uchováva v podobe, ktorá je výsledkom transformácie
Ak sa účtovná jednotka rozhodla archivovať svoje účtovné záznamy v elektronickej podobe a na tento účel boli dokumenty transformované do elektronickej podoby uchováva tieto dokumenty v tejto „novej“ elektronickej podobe.
Transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby
Pravidlá pre zmenu podoby účtovného záznamu z listinnej na elektronickú podobu skenovaním ustanovuje zákon o účtovníctve v § 33 ods. 5. Pri skenovaní je potrebné uskutočniť takú transformáciu, ktorej výsledkom je maximálna možná zhoda, vrátane vizuálnej s originálom v listinnej podobe.
Podmienky pri transformácii listinnej podoby
dokumentu do elektronickej podoby (§ 33 ods. 5)
- Rastrová grafika skenu
Základnou požiadavkou zákona o účtovníctve pri transformácii účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby je skenovanie do súborového formátu v rastrovej grafickej forme. Z uvedeného vyplýva, že výstup skenovania (obrázok) má byť vyhotovený v rastrovej grafike, ktorej formáty sú napr.: tiff, jpg, pdf, png. Podmienka rastrovej grafiky musí byť zabezpečená nielen počas spracovania účtovného záznamu, ale aj počas celej doby jeho uchovávania – archivácie.
- Úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe
Účtovná jednotka pri skenovaní musí zabezpečiť úplnosť účtovného záznamu v listinnej podobe, ako aj jeho úplnosť v novej elektronickej podobe. Predmetom skenovania tak majú byť všetky strany účtovného záznamu, ako aj celý text danej strany.
- Obsahová zhoda a vizuálna zhoda účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou
Pri zabezpečení úplnosti účtovného záznamu a jeho čitateľnosti je výsledkom skenovania obsahová a vizuálna zhoda účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou.
- Čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe
Pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu v novej elektronickej podobe je potrebné venovať pozornosť rovnosti a čistote skenu.
- Neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve
Účtovná jednotka musí zabezpečiť, aby v procese transformácie skenovaním nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú. Napr. pri nízkom dpi sa môže stať, že niektoré čísla nie je možné odlíšiť (napr. čísla 5, 6, 0, 8).
Zaručená konverzia účtovného záznamu
Transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby na elektronickú je možné vykonať aj zaručenou konverziou, ktorá je ustanovená v § 35 až § 39 zákona o e-Governmente.
Zaručenú konverziu môžu v súlade so zákonom o e-Govenrmente vykonávať iba tieto subjekty:
- orgán verejnej moci, advokát, notár,
- poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu, ak je prevádzkovateľom integrovaného obslužného miesta,
- patentový zástupca, ak nejde o konverziu verejnej listiny,
- právnická osoba so 100 % majetkovou účasťou štátu, ktorej predmetom podnikania je konsolidácia pohľadávok verejného sektora podľa osobitného predpisu, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov týkajúcich sa pohľadávok, ktoré podľa osobitného predpisu nadobudla a ktoré ako poverená osoba podľa osobitného predpisu konsoliduje.
Transformácia účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby
Zákon o účtovníctve umožňuje vykonať aj transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej. Rozhodujúcim kritériom pre spôsob transformácie účtovného záznamu v elektronickej podobe je skutočnosť, či účtovný záznam v elektronickej podobe obsahuje alebo neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis, resp. kvalifikovanú elektronickú pečať.
- Zaručená konverzia
Ak účtovný záznam v elektronickej podobe obsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, možno transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej uskutočniť iba zaručenou konverziou v súlade so zákonom o e-Governmente.
- Vytlačenie na papier
Účtovný záznam v elektronickej podobe, ktorý neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, možno transformovať prostredníctvom tlačiarne na papier.
Zánik povinnosti predloženia účtovného záznamu v pôvodnej podobe po transformácii
Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu podľa § 33 ods. 2 až 6 zákona o účtovníctve, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe, ak osobitné predpisy neustanovujú inak.
Elektronické uchovávanie účtovnej dokumentácie
Ak účtovná jednotka uplatní elektronické uchovávanie účtovnej dokumentácie, je potrebné venovať náležitú pozornosť najmä:
- pravidelnému zálohovaniu účtovných záznamov, výber záložného média a miesta pre jeho bezpečné uloženie a ochranu pred fyzickým poškodením a pod. vrátane kontroly obnoviteľnosti záloh,
- zohľadneniu životnosti dátových nosičov, ako aj dlhodobej vhodnosti daného média (napr. či bude technicky možné o niekoľko rokov dané médium používať),
- zohľadneniu platnosti použitých certifikátov pri podpisovaní,
- zabezpečiť odolnosti úložiska voči kybernetickým útokom,
- platnosti zmluvy, ak uchovávanie účtovnej dokumentácie zabezpečuje tretia strana.
Uchovávaniu účtovnej dokumentácie je potrebné venovať pozornosť aj pri zániku účtovnej jednotky bez právneho nástupcu.